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IV. Control y supervisión estatal Control contable. Las fundaciones y asociaciones con un capital mayor de diez mil colones ($1.200.00) deben llevar contabilidad formal de su patrimonio, de acuerdo con alguno de los sistemas contables generalmente aceptados y conforme a las normas tributarias. Esta contabilidad debe ser autorizada por la Dirección General del Registro.
En esta contabilidad deberán establecerse normas específicas de aplicación en lo referente a: catálogo de cuentas y manual de aplicación; uso de determinadas cuentas, subcuentas o rubros de aplicación; balance y otros estados financieros que deban presentarse al Registro.
Las asociaciones y fundaciones sin fines de lucro con un capital de trabajo inferior a los diez mil colones, solamente están obligadas a llevar un libro legalizado donde asentarán separadamente los gastos, compras y ventas.
Estas entidades deberán enviar al Registro dentro de los dos meses siguientes al cierre de su ejercicio económico, el Balance General y Estados Financieros debidamente dictaminados por auditor para efectos de su inscripción.
Cuando ocurra extravío o pérdida de libros, se deben llenar una serie de requisitos para su reposición entre otros, publicar avisos en el Diario Oficial y en dos periódicos de mayor circulación. La renovación de libros por lo consiguiente, requiere una autorización previa, que incluye en el caso de que se trate del libro del estado financiero, una certificación del auditor de que los registros contables están al día.
Control fiscal. La ley prevé la fiscalización de fondos cuando las asociaciones o fundaciones, manejen fondos provenientes del Estado. Esta fiscalización la llevarán a cabo el Ministerio de Hacienda y la Corte de Cuentas de la República, según su competencia.
Cuando las entidades que hayan manejado fondos públicos se disuelven, tendrán que obtener un finiquito de la Corte de Cuentas de la República para que se apruebe legalmente su liquidación.
Control registral. El Estado obliga a las asociaciones y fundaciones a su inscripción en el Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, adscrito al Ministerio del Interior, para efectos de obtener su personería jurídica.
El notario que autoriza la constitución de una asociación o una fundación debe advertir expresamente a estas entidades la obligación que tienen de registrarse. Para efectos de este registro deben cancelar la suma de 300 colones salvadoreños (equivalente a unos 35 dólares de los Estados Unidos). Estas entidades deben presentar sus estatutos aprobados, nómina de Junta Directiva electa, y nómina de sus miembros.
El Registro deberá hacer las observaciones a la solicitud de registro dentro de un plazo de 90 días hábiles, aproximadamente tres meses y medio, si encontrare defectos, omisiones, deficiencias formales o contravenciones a la ley, a la moral o al orden público o a las buenas costumbres. Estas observaciones deben subsanarse dentro de los cuarenta y cinco días hábiles siguientes, es decir aproximadamente dos meses.
Sin embargo cuando se ingresa la solicitud el Registro puede pedir alguna información adicional previa "para mejor proveer" y esto no tiene plazo definido. Es a partir de la evacuación de esta información que realmente empieza a contar el plazo inicial de 45 días.
Una vez subsanadas las observaciones se autorizará el registro de la entidad en un plazo no mayor de sesenta días hábiles, es decir aproximadamente dos meses y medio. En total el registro de una entidad lleva aproximadamente unos siete meses.
Si en este último plazo el Registro no emitiere resolución los estatutos quedarán automáticamente aprobados y sin más trámite se inscribirá la entidad y se mandarán a publicar en el Diario Oficial.
Todo esto quiere decir que registrar una asociación o fundación en El Salvador lleva por lo menos de seis a diez meses, lo cual no difiere mucho de cuando regía el Código Civil.
Control administrativo. En el caso que una de estas entidades incurra en cualquiera de las infracciones previstas en el art. 83 de la Ley de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, puede verse afectada por una sanción según la gravedad y su reiteración. Estas posibles infracciones pueden ser:
* No llevar contabilidad formal en los casos establecidos por la ley y no aplicar las normas de contabilidad establecidas.
* No presentar al Registro los Balances Generales y Estados de Pérdidas y Ganancias debidamente dictaminados por Auditor.
* No presentar la nómina de los representantes y administradores, incluidos los gerentes o empleados con facultades de representación, dentro del plazo legal o no informar sobre sus remociones.
* Alterar maliciosamente los valores y contenido de los estados financieros e inventarios.
* Suministrar datos falsos al Registro.
* No comparecer, sin causa justificada, a las citaciones que les hiciere el Director General del Registro.
* No enviar o no presentar los datos que les sean solicitados por la Dirección General del Registro.
* No efectuar las inscripciones en el Registro cuando la ley lo establezca.
* No cumplir con las demás obligaciones que les imponen las leyes y reglamentos relativas a sus actividades.
La Ley establece en el Art. 84 que la sancionará las infracciones mencionadas con multa que oscilará entre la cantidad de quinientos hasta diez mil colones.
Control de sus propiedades inmobiliarias. Las asociaciones y fundaciones pueden adquirir los bienes inmuebles que necesiten para su funcionamiento. Si llegasen a adquirir bienes que no sean indispensables para la realización de sus fines o lo que están en su poder dejan de tener tal finalidad, tienen que enajenarlos a título oneroso en los dos años siguientes a la fecha de su adquisición o de aquella en que dejaren de prestar la utilidad mencionada.
Si se hubiere vencido el término señalado anteriormente y la entidad no hubiere enajenado el inmueble, el Fiscal General de la República tendrá facultades para promover la venta forzosa de los mismos por cualquier medio.
Fiscalización. El art. 41 de la ley concede facultades a la Fiscalía General de la República para que investigue de oficio o a petición de parte, la desviación de fondos de una asociación o fundación sin fines de lucro, o cuando sus actividades difieran ostensiblemente de sus objetivos.
A petición de parte o de oficio, la Fiscalía General de la República ordenará la investigación de una asociación o fundación, con el objeto de defender los intereses del Estado y de la sociedad, y promover la acción de la justicia en defensa de la legalidad, en los casos siguientes:
* Cuando exista una manifiesta y evidente incongruencia entre los objetivos y fines consignados en los estatutos y las actividades desarrolladas por las entidades.
* Cuando haya elementos de prueba suficientes sobre desvío de fondos de la entidad.
* Cuando la entidad sirva como medio para eludir la ley o las obligaciones particulares de sus miembros o dirigentes.
* En todos aquellos casos que sean constitutivos de delitos o faltas.
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